Какво наричаме ERP при малкия бизнес
Големите ERP системи покриват всичко — склад, производство, заплати, счетоводство — и са проектирани за фирми със стотици служители. Малкият бизнес обикновено има нужда от много по-малко: едно място, където парите, задачите и заявките се виждат от всички, които трябва да ги виждат, и където решенията се вземат по едни и същи правила.
Затова под ERP система по поръчка разбираме вътрешна бизнес система, изградена от модули. Започва се с един или два и се добавя, когато бизнесът реално има нужда. Ако търсите разликата между това и CRM — CRM подрежда отношенията с клиентите, ERP подрежда вътрешната работа и парите. Двете често живеят в една система, както в CRM системата по поръчка, която описваме отделно.
Как ERP частта се различава от CRM частта и къде се срещат — в статията разлика между ERP и CRM система.
Модули, които вече работят в реален бизнес
Изброяваме само това, което сме изградили и което се ползва всеки ден в Partizala Manager — вътрешната система на парти зала в София, наш собствен бизнес.
Финанси с одобрение
Всеки приход и разход се записва със сума, дата, категория и кой е платил. Запис, въведен от единия съдружник, чака потвърждение от другия; може да бъде одобрен с корекция или отказан.
Разплащане между съдружници
Системата показва по всяко време кой колко е вложил и получил и какво трябва да се изравни — вместо сметка в края на месеца.
Справки за период
Отчет за избран месец или период, който се разпечатва или записва като PDF, и отделна справка за разплащането между съдружниците.
Табло за състоянието
„Навигатор“ показва състоянието на бизнеса от реалните финансови записи и резервации — без отделно въвеждане и таблици отстрани.
Импорт на отчети
Текстови отчети и записи от други източници се превръщат в структурирани данни, с предупреждение при конфликт.
Роли и права
Различни права за собственик и съдружник: някои действия, архиви и справки са видими само за собственика.
Модули по задание
Следните модули са често търсени, но още нямаме реален проект с тях. Затова не ги представяме като готови, а като работа по задание — след разговор за вашия процес и с честна оценка на обема:
- задачи и срокове за служители и обекти;
- складова наличност и движение на стоки;
- фактуриране и връзка със счетоводна програма;
- връзка с фискални устройства и изисквания към отчетността;
- клиентски портал с документи и статуси.
При модулите, свързани със законови изисквания — фактури, фискализация, отчети към държавата — най-често препоръчваме да ползвате готов сертифициран софтуер и да го свържем със системата, вместо да го пишем отначало.
Кога готовият ERP е по-добрият избор
Не винаги трябва собствена система. Готовата е по-добрият избор, когато:
- процесите ви са стандартни — търговия, склад, класическо счетоводство;
- имате нужда от много модули наведнъж и бюджетът позволява внедряване;
- законовите изисквания се менят често и искате доставчикът да ги следи.
Собствената система има смисъл, когато процесът ви е различен от шаблона — капаро, което заключва дата; съдружници, които одобряват разходите си взаимно; справки, които никоя готова програма не прави така, както ви трябва. Тогава вижте и софтуер по поръчка за това как протича изработката.
Как изграждаме ERP система: 5 стъпки
Пътят на парите и задачите
Проследяваме откъде идват приходите, кой плаща разходите, кой одобрява и къде днес се записва всичко.
Резултат: карта на вътрешните процеси.
Първият модул
Избираме модула, който ще спести най-много време или ще премахне най-много спорове, и описваме правилата му.
Резултат: кратко задание с ясна граница.
Изработка с примерни данни
Строим модула на тестова среда. Правилата, от които зависят пари, се проверяват на сървъра и с автоматични тестове.
Резултат: работещ модул, който сте пробвали.
Пренос и пускане
Пренасяме старите записи от таблици и отчети, обучаваме хората и пускаме системата.
Резултат: екипът работи в нея от първия ден.
Следващ модул
Решаваме по реалната употреба кой модул да е следващият — или дали изобщо е нужен.
Резултат: система, която расте според бизнеса.
Надеждност: правилата живеят на сървъра
Когато системата управлява пари, не може проверката да е само в телефона на служителя. В Partizala Manager одобренията, корекциите и изтриванията на финансови записи минават през облачни функции, а изчисленията за финансите и наличността на датите имат автоматични тестове.
- Облачни функции
- 33, включително одобрения, корекции и изтриване на финансови записи
- Пакети автоматични тестове
- 4, сред тях финанси и наличност
- „Навигатор“
- добавен на
Подробно за цялата система — в кейса Partizala Manager.
ERP система по поръчка в София и цяла България
Вътрешната система е уеб приложение и се ползва от браузъра или като приложение на телефона, затова местоположението на фирмата не е пречка. Разговорите за процесите и обучението минават онлайн, а тестовата версия е достъпна за всички, които ще работят с нея, още преди пускането.
Подходящо за
Реален пример има само където е отбелязан.
Съдружия
Двама или повече собственици, които трябва да виждат едни и същи числа. Реален пример: Partizala Manager.
Места за събития
Резервации, капаро и приходи на едно място. Реален пример: Partizala Manager.
Фирми с обекти
Строителни, ремонтни и почистващи фирми, които следят разходите по обект — по задание. Вижте сайт и система за строителна фирма.
Студиа и практики
Приходи по услуги и справки за период, които счетоводната програма не дава.
Често задавани въпроси
Каква е разликата между ERP и CRM?
CRM подрежда запитванията и отношенията с клиентите. ERP подрежда вътрешната работа: пари, одобрения, справки, ресурси. В малкия бизнес двете често са модули на една и съща система.
Може ли системата да издава фактури?
Фактурирането е модул по задание. Най-често препоръчваме готов сертифициран софтуер за фактурите и връзка между него и вашата система.
Може ли да започнем само с един модул?
Да, и така препоръчваме. Първият модул показва дали системата ви помага, преди да инвестирате в следващия.
Работи ли системата на телефона?
Да. Правим я като уеб приложение, което се инсталира на телефона и получава push известия.
Колко струва ERP система по поръчка?
Зависи от броя модули, ролите и данните за пренос. Цена не публикуваме; оценка даваме след разговор за процесите ви.