Автоматизация на бизнес процеси без излишен софтуер

Какво си струва да се автоматизира

Добрата автоматизация не замества хората, а маха от тях повтарящите се действия, които лесно се забравят: да провериш дали има ново запитване, да напомниш за капаро, да пренесеш отчет от съобщение в таблица, да смяташ в края на месеца кой колко дължи.

Правилото ни е едно: автоматизираме действие, което се повтаря често, има ясно правило и струва нещо, когато се забрави. Ако някое от трите липсва, обикновено е по-евтино да остане ръчно.

Автоматизации, които вече работят

Всичко по-долу работи всеки ден в Partizala Manager — вътрешната система на парти зала в София, наш собствен бизнес — или в мениджърите за запитвания, които сме изградили.

Един ден в залата — с и без автоматизация

Ето как изглежда обикновен ден в Partizala, след като автоматизациите влязоха в мениджъра. Описанието е общо — без гости, суми и дати.

• Сутрин гост изпраща заявка от сайта за рожден ден след месец. Телефоните на собственика и съдружника получават известие; който пръв я отвори, остава записан като прегледал.
• По обед съдружникът пише в чата си отчет за вчерашното събитие. Собственикът го поставя в импорта и вижда готов запис с предупреждение, ако на същата дата има друго събитие.
• Следобед капарото по предишна заявка е получено. Записът за прихода чака одобрение от другия съдружник и влиза в общите суми едва след него.
• Вечер системата сама напомня за капарото на събитие, което предстои, и затваря стара заявка, на която никой не е отговорил.

Преди всичко това се помнеше, записваше се на различни места и се сверяваше в края на месеца. Нито едно от действията не е сложно поотделно; сложно е да не забравиш нито едно от тях всеки ден.

Как работи една автоматизация отвътре

Повечето автоматизации, които правим, са облачни функции — малки програми на сървъра, които се задействат от събитие или по график:

• от събитие — нова заявка, нова бележка, промяна на статус; функцията изпраща известие или записва нещо друго;
• по график — веднъж на ден или на час функцията проверява какво предстои и праща напомняния;
• при действие на човек — когато някой потвърди дата или одобри запис, сървърът проверява правилата, преди да приеме промяната.

Тъй като функциите живеят на сървъра, напомнянията се изпращат дори когато никой не е отворил приложението. В Partizala Manager такива функции са 33, а правилата за финанси, откази, наличност и известия са покрити с 4 пакета автоматични тестове.

Какво не обещаваме

Изкуственият интелект е популярна дума в автоматизацията. Автоматично разпознаване и класификация на запитвания с изкуствен интелект засега не предлагаме като готова услуга, защото нямаме реален проект, в който да работи надеждно. Когато имаме — ще го покажем с пример.

Не обещаваме и „свързване с всичко“. Връзка с друга програма — счетоводна, куриерска, платежна — зависи от това дали тя позволява автоматичен достъп. Проверяваме го, преди да дадем оценка.

Как подхождаме: 5 стъпки

1. Списък с повторенията

   Записваме какво правите ръчно всеки ден или седмица, колко време отнема и какво става, когато се забрави.

   Резултат: кандидати за автоматизация, подредени по полза.

2. Правило за всяка

   Описваме точно кога се задейства, какво прави и кой получава резултата.

   Резултат: правила, които екипът разбира.

3. Изработка и тест

   Функцията се пише и проверява на тестова среда с примерни данни, включително случаите, в които нещо липсва.

   Резултат: автоматизация, която не изпраща грешни известия.

4. Пускане

   Включваме известията на телефоните на екипа и следим първите дни дали всичко пристига навреме.

   Резултат: работещо напомняне вместо бележка на хладилника.

5. Преглед

   След време проверяваме кои известия хората наистина четат и махаме излишните.

   Резултат: известия, които не се игнорират.

Къде живее автоматизацията

Автоматизацията има смисъл, когато е част от системата, в която екипът работи. Затова най-често я вграждаме в CRM системата за запитванията, във вътрешната ERP система за парите и справките или в системата за резервации за напомнянията преди събитие. Отделни инструменти, които се свързват с копиране и поставяне, обикновено създават нова работа вместо да я махат. Как изглеждат стъпалата при запитванията от сайта — от имейл до известие и напомняне — е описано в статията как да автоматизирате запитванията от сайта.

Автоматизация на процеси в София и цяла България

Автоматизациите се проектират на разговор и се тестват с примерни данни на тестова среда, затова мястото на фирмата не е от значение. Важното е да имаме достъп до хората, които днес правят нещата ръчно — те знаят най-добре къде се губи времето.

Подходящо за

Реален пример има само където е отбелязан.