Как да автоматизирате запитванията от сайта

Петте стъпала на автоматизацията

Не е нужно да изкачите всички наведнъж. Всяко стъпало решава конкретен проблем, а следващото има смисъл, когато предишното вече работи.

1. Формата праща имейл

   Най-честото решение и най-крехкото: имейлът може да отиде в спам, да остане непрочетен в обща поща или формата да спре да праща, без никой да разбере.

   Резултат: по-добре от нищо, но без следа.

2. Запитването се записва в база

   Формата записва запитването, преди да прати каквото и да е. Дори пощата да не работи, запитването съществува.

   Резултат: нищо не се губи.

3. Известие на телефона

   Записът задейства известие към хората, които отговарят. Не е нужно някой да проверява.

   Резултат: бърз отговор, докато клиентът още сравнява.

4. Статуси и напомняния

   Всяко запитване има статус и дата за следваща стъпка; системата напомня за забравените.

   Резултат: никое запитване не остава без отговор.

5. Връзки с други системи

   Запитването, превърнато в поръчка, отива в счетоводството, календара или таблицата, без копиране.

   Резултат: без двойно въвеждане.

Пример: как работи формата на този сайт

Формата за запитване на SAITORA минава през първите четири стъпала. Ето какво се случва, когато я изпратите:

1. браузърът изпраща една заявка директно към базата — без тежки външни библиотеки на страницата, затова формата не забавя сайта;
2. правилата на базата проверяват полетата и защитата от ботове: скрито поле, което хората не виждат, минимално време за попълване от 3 секунди и най-много едно запитване на всеки 15 секунди;
3. заедно със запитването се записват първата страница на посещението и сайтът, от който е дошъл човекът — без бисквитки;
4. функция на сървъра изпраща push известие на телефона ни;
5. в мениджъра запитването минава през статусите — нова, прегледана, разговор, оферта изпратена, спечелена или загубена — с дата за следваща стъпка;
6. в делничните дни в 9 ч. системата праща сутрешен преглед: колко запитвания чакат и кои следващи стъпки са за днес.

Ако базата не е достъпна, формата не изчезва: предлага готов имейл с попълнения текст, за да не се загуби запитването. Същата логика — запис, известие, статус, напомняне — работи и в мениджъра на Partizala, описан в кейса Partizala Manager.

Какво е API интеграция

API е „вратата“, през която една програма позволява на друга да чете или записва данни, без човек да копира. Когато казваме „интеграция“, имаме предвид точно това: вашата система пита куриера за товарителница, счетоводната програма — за фактура, календара — за свободен час.

Преди да обещае интеграция, разработчикът трябва да провери три неща: има ли другата програма такава врата, отворена ли е тя за вашия абонамент и какво позволява. Много програми имат API само в по-скъпите си планове или само за четене. Затова интеграцията се оценява след проверка, не преди.

Как да свържа сайта с Google Sheets

Свързването на формата с таблица в Google Sheets е популярно, защото таблицата е позната. Технически е възможно чрез API на Google и има смисъл в две ситуации: запитванията са малко и екипът вече живее в таблици, или трябва да споделите данни с човек, който няма достъп до системата.

Таблицата обаче не е система. Няма статуси с история, известия, роли и правила кой какво може да трие, а всеки с достъп може случайно да изтрие ред. Затова при нас запитванията живеят в базата, а за справка и анализ собственикът изтегля CSV файл, който се отваря в Excel или Numbers — без да се дава на таблицата ролята на база данни.

Фактуриране и чатботове: честно

• Как да автоматизирам фактурирането? Най-надеждният път е през програмата, в която вече издавате фактури — ако тя има API, системата може да създава фактура при потвърдена поръчка. Връзка със счетоводна програма още не сме правили в реален проект, затова я оценяваме по задание, след проверка какво позволява програмата.
• Струва ли си чатбот на сайта? За повечето малки бизнеси — не като първа стъпка. Чатбот, който не знае отговора, дразни повече от ясна форма. Ако въпросите на клиентите се повтарят, добре написаните въпроси и отговори на страницата често свършват същата работа. Автоматична класификация на запитванията с изкуствен интелект не предлагаме като готова услуга, докато нямаме реален проект, в който работи надеждно.

Откъде да започнете

Пратете си пробно запитване от собствения си сайт. Ако не пристигне или пристигне в спам, започнете от стъпало две — запис в база. Ако пристига, но някой го вижда след часове, следващото е известието. Ако се отговаря бързо, но офертите се забравят — статусите и напомнянията. Всичко останало идва след това.

Статусите, ролите и историята на всяко запитване са описани на страницата CRM система по поръчка.